PETTY CASH BOOK | लघु रोकड़ बही किसे कहते है

PETTY cash BOOK MEANING

आपको पता है की सभी कैश की लेनदेन जो है वो कैश बुक मैं लिखते है लेकिन व्यापर मैं बहुत से ऐसे खर्च होते है जो रोज होते है जिन्हें हम छोटे छोटे कहते है और ये खर्च कम राशि के होते है

कम राशि के ये खर्च ही PETTY खर्च कहलाता है सभी बिज़नेस मैं प्रतिदिन बहुत से छोटे छोटे खर्च करना होता है जैसे स्टेशनरी , भाडा ,मजदूरी ,डाक खर्च ,जलपान, किराया ,और वाहन खर्च आदि

जब इसकी संख्या अधिक होती है जिसको हम याद नही रख सकते है तो इसके लिए हमे अलग से एक PETTRY CASH बुक को बनाना पड़ता है जिसे हम PETTY कैश बुक कहते है जो कर्मचारी इस PETTY कैश बुक करता है उसे हम लघु रोकडिया कहते है

जो PETTY कैश बुक का काम देखते है वो एक तरह से मुख्य कैश बुक की मदद करते है क्युकी उसे PETTY कैश बुक को देखना नही होता उसका सारा ध्यान जो है वो मुख्य कैश बुक पर होता है

Imprest system of petty cash book (लघु रोकड़ बही की नई प्रणाली )

आज कल petty cash book की नई प्रणाली आई है जिसे बहुत सारी कम्पनी फॉलो करती है ये प्रणाली है कम्पनी आपको एक लिमिटेड अमाउंट देती है आपको वो पूरा महिना चलाना होता है

माना मेरी फाइनेंस कम्पनी है उसके 15 ब्रांच है मैं हर ब्राँच को 3000 रूपये उनको petty कैश दे दूंगा अगर उनके ब्रांच मैं कोई भी छोटे छोटे खर्च होते है तो उसको उसी तीन हज़ार मैं से खर्च करने होते है और उनको एक petty  बुक दिया जाता है

जितना भी खर्च करते है   वो उस petty कैश बुक मैं लिखना होता है अगर 3000 मैं से कोई बैलेंस बचता है तो बैंक मैं जमा कर दिया जाता हैऔर उस महीने का खाता nil कर दिया फिर अगले महीने उसको नया 300o रूपये दे दिया जाता है

लघु रोकड़ बही के लाभ ( advantages of petty cash book )

सिंपल विधि (simple method )

पेमेंट के समय सभी खर्च का लेखा इसमें किया जाता है इसमें लेन देनो का लेखा करने के लिए किसी प्रकार की विशिष्टता की आवश्यकता नही होती

समय और श्रम की बचत ( saving of time and labor )

petty कैश बुक मैं केवल छोटे खर्चो का लेखा किया जाता है जो नियमित प्रकृति के होते है माह के अंत मैं इस बही का टोटल की पोस्टिंग खाताबही मैं की जाती है अत समय और श्रम दोनों की बचत होती है

गलतियों की कम स्म्म्भवना ( less possibility of mistakes )

गलती होने की सम्भावना बहुत ही कम होती है क्युकी लघु रोकडिया को खर्चो का विवरण जमा करवाना होता है जिसकी प्रधान रोकडिया द्वारा जाच की जाती है और यह प्रोसेस गलतियों की स्म्भाव्न्ना को कम करती है

प्रधान रोकडिया उसे अगले माह के लिए नकदी विवरण की जाच पड़ताल करने के बाद देता है

खैतानी करना आसन ( easy to make posting )

माह के अंत मैं petty कैश बुक के योग की खैतानी खाताबही मैं कर दी जाती है विभिन्न शेषो की विभिन खातो मैं खैतानी करने की आवश्यकता नही होती है

कपट की कम सम्भावना ( less possibility of fraud )

लघु रोकडिया सभी लेन देनो का लेखा प्रमाणक या लेखा कागज के आधार पर करता है और इस प्रकार की प्रथा कपट की सम्भावना को समाप्त कर देती है और भविष्य मैं किसी भी प्रकार के अंतर को प्रमाणक की सहायता से टिक किया जाता है जो प्रमाणक के रूप मैं कार्य करता है

माना की मेरी एक फाइनेंस कंपनी है मैं सभी ब्राँच को देखने के लिए एक अकाउंटेंट रखा है वो हर ब्रांच मैं जायेगा और वहा के petty कैश बुक बुक को चेक किया जाता है और वो जो आप ने खर्च किया है उसका सबूत भी होना चाइये मान लिया आप उसका ऐसी हो खर्च कर देते हो और आपके पास कोई सबूत नही है तो आपको उसका जवाब देता पड़ता है आप ने कहा कहा खर्च किया है और इसी सबूत को हम प्रमाणक कहते है

 बीना मतलब के खर्च रोकना ( stoppage of unnecessary expenses )

सभी petty खर्च petty कैश बुक मैं लिखे जाते है इसलिए petty कैश बही की जाच करते समय , पधान रोकडिया ऐसे खर्च को रोक सकता है जो उसके अनुसार बीना मतलब का खर्च है

accounting procedure ( लेखाकन प्रक्रिया )

एक साधारण कैश बुक को तरह petty कैश बुक को भी तैयार किया जाता है इस बही के भी दो खाने होते है एक डेबिट खाना होता है और क्रेडिट खाना होता है पोस्टिंग भी उसी प्रकार की जाती है जिसका अर्थ है की प्रधान रोकडिय से receive यानी प्राप्ति को डेबिट पक्ष मैं लिखा जाता है तथा भुगतान यानी पेमेंट को petty कैश बुक के क्रेडिट पक्ष मैं लिखा जाता है

इसके डेबिट पक्ष मैं एक ही खाना होता है जिसमे petty रोकडिया द्वारा बार बार प्राप्त होने वाली राशी को लिखा जाता है क्रेडिट पक्ष मैं बहुत से विश्लेष्णात्मक खाने होते है मतलब और भी खर्चो के खाने होते है इस पक्ष यानी साईट मैं petty रोकडिया द्वारा पेमेंट की गयी पैसे दो बार लिखी जाती है सर्वप्रथम इसे कुल पेमेंट के खाने मैं लिखा जाता है

और फिर उस खाने मैं जिससे खर्च सम्बधित है कुल भुगतान खाने के योग स्वय ही अन्य सभी खानों के योग के बराबर होगा डेबिट मदों का योग और क्रेडिट पक्ष मैं कुल भुगतान खाने के योग का अंतर माह के अंत मैं petty कैश के हस्त्थ शेष को दिखाता है यह शेष petty रोकडिय के पास बचे हुई रोकड़ से मिलना चाहिए इस प्रकार का मिलान शुद्धता का प्रमाण है

प्रत्येक महीने के अंत मैं या एक निश्चित अवधि के बाद petty कैश बही से खाताबही मैं सम्बधित खाते मैं खैतानी सीधे कुल योग से की जाती है


एंट्री करने का तरीका इस प्रकार है
petty कैश बुक मैं एंट्री कैसे की जाती है ( procedure of making entries in analytical petty cash book )

अगर हम प्रधान कैसे बुक , मैं प्रधान रोकडिया द्वारा प्रत्येक माह के शुरुआत मैं petty या लघु रोकडिया को कैश  राशी या  चेक देता है इसे बही के डेबिट पक्ष मैं पेमेंट राशि खाने मैं दिखाया जाता है जिसके लिए विवरण खाने मैं to cash a/c या  to bank लिखा जाता है

जब petty या लघु रोकडिया द्वारा छोटे खर्च का पेमेंट किया जाता है तो सर्वप्रथम खर्च की कुल राशि को इस बही के क्रेडिट पक्ष मैं किये गए भुगतान के खाने मैं दिखाया जाता है जिसके लिए विवरण खाने मैं by expenses a/c लिखा जाता है और दूसरी बार इसे सम्बधित खर्चो के लिए अलग अलग एक विशेष खानों मैं दिखाया जाता है

petty कैश बुक का शेष निकालना ( balancing of analytical petty cash book )

petty कैश बुक का शेष निकालने के लिए ,सबसे पहले ,भुगतान किये गए खाने का कुल योग तथा खर्चो के अलग अलग विश्लेष्ण खानों का योग ज्ञात किया जाता है अलग अलग विश्लेष्ण खानों का योग भुगतान किये गए खाने के क्रमानुसार होना चाहिए और ये दोनों योग बराबर होने चाहिए

2 . भुगतान किये गए खाने का योग प्राप्त हुई राशि खाने के योग मैं से घटाया जाता है तथा शेष राशी को क्रेडिट पक्ष मैं भुगतान किये गए खाने मैं दिखाया जाता है जिसके लिए विवरण शेष राशी को क्रेडिट पक्ष मैं और पेमेंट किये गए खाने मैं दिखाया जाता है जिसके लिए विवरण खाने मैं BY  BALANCE c/D लिखा जाता है इसके बाद अगले महीने के पहले दिन यही राशी डेबिट पक्ष मैं प्राप्त हुई राशी खाने मैं दिखाई जाती है

जिसके लिए विवरण खाने मैं TO  BALANCE b/D लिखा जाता है  petty cash की अग्रदाय प्रणाली के अनुसार petty रोकडिया प्रधान रोकडिय से खर्च की हुई राशी प्राप्त कर लेता है और पुन उसके पास उतनी ही राशी हो जाती है उसके पास महीने के शुरुआत मैं थी

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